Hybrides Ereignis - Hat die "Erfindung" der Koviden das Potenzial zu überleben?

Es heißt, dass sich während einer Krise neue und oft sehr wirkungsvolle Möglichkeiten ergeben. Hybride Veranstaltungen entstanden zu einer Zeit, als die ganze Welt von der COVID-19-Pandemie heimgesucht wurde. Hat dieses Modell, das Online-Events mit klassischen "Offline"-Veranstaltungen kombiniert, auch in der Post-Covid-Ära Potenzial?

Was sind hybride Veranstaltungen?

Es handelt sich um eine Kombination aus einer klassischen Veranstaltung, bei der die Gäste an einem bestimmten Ort und zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ereignis teilnehmen, und einer Online-Veranstaltung, bei der man über das Internet von jedem Ort der Welt aus zu einer bestimmten Zeit an der Veranstaltung teilnehmen kann. Beide Arten haben ihre Vor- und Nachteile, die durch die Kombination beseitigt werden sollten.

Vorteile von Hybridveranstaltungen

• Viel größeres Reichweitenpotenzial

Traditionelle Veranstaltungen sind immer durch die maximale Kapazität des Raums begrenzt. Im Falle von hybriden Veranstaltungen ist das Potenzial unbegrenzt. Bei einer technisch gut unterstützten hybriden Veranstaltung kann eine unbegrenzte Anzahl von Personen an den Stream angeschlossen werden. Ihr Potenzial hängt nur von der Qualität der Werbung und der Übermittlung der Informationen an die Gäste ab.

• Einsparungen im Haushalt

Das Budget ist immer der schwierigste und entscheidendste Teil jeder Veranstaltung. Nicht nur wegen COVID-19, sondern auch wegen anderer ungünstiger Einflüsse, die 2022 aufgetreten sind und sich wahrscheinlich 2023 auf das Eventmarketing auswirken werden, werden Eventmanager jeden Pfennig zählen und (leider) überall nach Einsparungen suchen. Woran kann also bei einer Hybrid-Veranstaltung gespart werden?

• Verpflegung, Unterkunft, Transport

Zu einer hybriden Veranstaltung werden in der Regel nur die wichtigsten Gäste eingeladen. Die anderen werden über einen Online-Stream zugeschaltet. Dank der geringeren Anzahl von Gästen können Sie sowohl bei den Erfrischungen als auch bei der Unterkunft und dem Transport sparen. Alle drei Posten machen einen beträchtlichen Teil des Budgets aus, und die Einsparungen sind erfreulich. Ganz so einfach ist es jedoch nicht. Diesen Einsparungen stehen auch neue Kosten gegenüber, die Sie unter "Erhöhung des Technologiebudgets" nachlesen können.

• Größe des Zimmers

Mit weniger Personen sinkt die benötigte Raumkapazität, was zu zusätzlichen Einsparungen führt. Was sollte in einen hybriden Veranstaltungssaal passen? Die gewünschte Besucherzahl, natürlich, Verpflegung, Personal, eine Bühne (vergessen Sie nicht, für einen ausreichenden Backstage-Bereich zu sorgen), Beleuchtung, Tontechnik, Präsentationstechnik, Produktion (Das Herzstück der gesamten Hybridveranstaltung. Das Nest, in dem das audiovisuelle Team den Online-Teil der Veranstaltung abwickelt. Die Produktion muss eine ganze Reihe von Kriterien erfüllen.). Jede hybride Veranstaltung ist spezifisch und benötigt einen etwas anderen Raum, aber die oben aufgeführten Anforderungen sind die Grundlagen.

• Hochwertige digitale Materialien - auch für die spätere Nutzung

Was zu sagen ist. Viele Veranstalter konzentrieren sich auf die Veranstaltung selbst, aber vor allem die weniger erfahrenen legen vielleicht nicht genug Wert auf eine qualitativ hochwertige Aufzeichnung der Veranstaltung. Dies ist wichtig für die zukünftige Verwendung in der Marketingkommunikation des Unternehmens.

Dies ist bei einer Hybridveranstaltung nicht der Fall. Die gesamte Veranstaltung wird von Anfang bis Ende für das Streaming aufgezeichnet. Alle Gäste, das Begleitprogramm, die Moderatoren, usw. Der gesamte Stream wird außerdem in der Produktion bearbeitet und mit den erforderlichen Jingles (Audio- und Videoübergänge zwischen verschiedenen Teilen des Programms) angereichert, so dass Sie ihn zur weiteren Werbung sofort in die sozialen Medien hochladen können.

• Keine Angst, wertvolle Gäste zu verpassen

Hat Ihr wichtiger Gast seinen Flug verpasst oder muss er unerwartet bei der Familie übernachten? Ein großes Problem für eine klassische Veranstaltung, das den Eindruck der gesamten Veranstaltung ruinieren kann. Bei einer hybriden Veranstaltung wird dieses Problem minimiert. Die Gäste brauchen nur ein Telefon mit einer guten Verbindung und können praktisch von überall aus an der Veranstaltung teilnehmen.

• Leichteres Feedback dank moderner digitaler Werkzeuge

Wir müssen hier einen Nachteil hybrider Veranstaltungen erwähnen, und zwar die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht. (Auf weitere Nachteile gehen wir in einem gesonderten Abschnitt weiter unten ein.) Nichts ersetzt die physische Begegnung, aber dank der modernen Technologie können wir diesen Nachteil zumindest minimieren. Wir können zum Beispiel das Slido-Portal nutzen, auf dem die Besucher den Gastgebern online Fragen stellen können. Dank der modernen Foren können Online- und Offline-Besucher fast sofort miteinander kommunizieren.

Das Begleitprogramm wird von den Besuchern im Saal mit tosendem Beifall gewürdigt. Dank der interaktiven Fragebögen können wir auch ein unmittelbares Feedback der Online-Besucher erhalten.

• Größeres Potenzial für die Gewinnung von Sponsoren

Je mehr Zuschauer, desto größer die Chance, Sponsoren zu gewinnen. Dies erhöht nicht nur das Potenzial für die Förderung eines bestimmten Partners durch Aufrufe, sondern schafft auch neue Werbemöglichkeiten. Für die Werbung können eingesetzt werden: Jingles, Vor- und Nachspann, eingebettete Videos im Online-Stream usw. So werden die Vorteile von Fernsehwerbung und Werbematerialien vor Ort kombiniert. Daten sind wichtig. Je genauer, desto besser, und natürlich die direkte Verbindung des beworbenen Themas bzw. einer Dienstleistung mit dem Thema der Veranstaltung. Aber hybride Veranstaltungen bieten definitiv mehr "Munition" für alle Werbemittelverkäufer.

• Hybride Veranstaltungen sind umweltfreundlicher

Der Reiseverkehr ist eine der Branchen, die die Natur mit der CO2 Produktion belasten. Dank hybrider Veranstaltungen wird die Notwendigkeit des Reisens auf ein Minimum reduziert. Zusätzlich zu den oben genannten Vorteilen retten wir den Planeten, was heutzutage sehr wichtig ist. Gleichzeitig ist es auch ein nützliches Argument für die Vermarktung der Veranstaltung.

Nachteile von Hybridveranstaltungen

Wir dürfen nicht vergessen, welche Nachteile hybride Veranstaltungen haben. Schließlich handelt es sich um eine Kombination aus zwei ganz unterschiedlichen Arten von Veranstaltungen. Auf welche Nachteile von Hybridveranstaltungen sollten wir uns vorbereiten?

• Professionelles Team für die digitale Verarbeitung von Online-Streams erforderlich

Für eine klassische Veranstaltung brauchen Sie nur ein Standard-Veranstaltungsteam, für eine Online-Veranstaltung brauchen Sie ein Standard-Team zur Vorbereitung des Streams. Bei hybriden Veranstaltungen ist es notwendig, beide Komponenten zu haben. Gute Unternehmen, die einen reibungslosen Online-Teil der Veranstaltung garantieren können, gibt es wie Sand am Meer. Bei Aliatrix arbeiten wir mit dem Team von Xlab zusammen und vertrauen ihm absolut. Wir verstehen uns sehr gut und sind auf jedes Problem vorbereitet, das auftreten könnte.

• Weniger Interaktion zwischen den Veranstaltungsteilnehmern

Der Hauptvorteil von "Offline"-Veranstaltungen liegt in der Sozialisierung und Interaktion zwischen den Gästen. Bei hybriden Veranstaltungen bleibt die Interaktion erhalten, aber nur zwischen ausgewählten Gästen direkt im Raum. Wir sagen nicht, dass die Interaktion in der Online-Welt schlecht ist, aber sie kann einen gemeinsamen Kaffee, ein Getränk oder eine Zigarette auf einer Terrasse nicht ersetzen. Unserer Meinung nach ist dies einer der größten Nachteile von hybriden Veranstaltungen (zusammen mit der geringeren Emotionalität des Begleitprogramms, auf das wir weiter unten eingehen).

• Weniger Erfahrung mit dem Begleitprogramm für Online-Teilnehmer

Die Menschen wollen sich amüsieren, und die dazugehörige Unterhaltung ist auch die Grundlage jeder Veranstaltung. Nehmen Sie zum Beispiel eine Feuershow. Es ist zwar auch für die Online-Stream-Zuschauer schön, aber das Gefühl derjenigen, die nicht nur das Feuer sehen, sondern auch die Hitze im Raum spüren, ist viel größer.

Bei einer Lichtshow ist der Unterschied noch deutlicher. Der endgültige Effekt hängt in hohem Maße davon ab, wie gut die Kamera mit der in der Show verwendeten LED-Ausrüstung synchronisiert ist. Um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen, braucht man ein erfahrenes Team, das weiß, wie man zusammenarbeitet.

• Aufstockung des Technologiebudgets

Wir haben Einsparungen bei den Transport-, Unterkunfts- und Verpflegungskosten als Vorteil genannt. Wir haben auch erwähnt, dass es leider eine Kehrseite gibt. Das Budget wird im Bereich der Technik entsprechend wachsen. Professionelle Kameras, Kameraleute, Assistenten, Regie, Produktion von Jingles, technisches Skripting, Zeitplanung, Beleuchtung, usw. All dies sind Kosten, die bei klassischen Veranstaltungen nicht oder nur in sehr viel geringerem Umfang anfallen. Daher ist es notwendig, zu kalkulieren und zu bewerten, ob ein Hybrid-Event wirklich eine Ersparnis darstellt.

Mögliche Probleme

Ein Hybrid-Event kann für viele Arten von Veranstaltungen die optimale Option sein. Zum Beispiel für Konferenzen, Produkteinführungen, Unternehmensbewertungsgespräche usw. Wenn Sie mit der Vorbereitung einer hybriden Veranstaltung beginnen, gibt es einige Dinge zu beachten. Wir werden Ihnen einige davon erläutern.

• Eine starke Internetverbindung

Die wahrscheinlich größte Falle, die bei einem Online-Stream auftreten kann, ist eine schwache Internetverbindung. Die Internetverbindung ist für eine bestimmte Datenmenge ausgelegt, und wenn mehr Anmeldungen als erwartet eingehen, kann die Qualität des Signals nachlassen oder die Übertragung sogar ganz ausfallen. Und das wäre sehr schade. Es ist daher eine gute Idee, eine ausreichende Lösung zu haben, die den Stream auch bei extremer Datenlast nicht gefährdet.

• Erfahrenes Team für beide Teile der Veranstaltung

Wir haben es bereits erwähnt, aber es ist wichtig, dass alle Teile der Veranstaltungsvorbereitung - das "klassische" Veranstaltungsteam, das "digitale" Veranstaltungsteam und die Moderatoren des Begleitprogramms - perfekt aufeinander abgestimmt und in alle Vorbereitungen gemeinsam eingebunden sind. Nur so kann sichergestellt werden, dass nichts schief geht und alle begeistert sind. Die bisherige Zusammenarbeit und gegenseitige Vertrautheit dieser Teams ist ein großer Vorteil.

• Ein detaillierter Plan für die Kommunikation mit Online-Besuchern und die Verknüpfung der Meinungen von Online- und "Offline"-Besuchern

Wir haben bereits erwähnt, dass eine unbegrenzte Anzahl von Besuchern möglich ist, und dass man darauf gut vorbereitet sein muss. Wie werden Sie mit den Online-Teilnehmern kommunizieren? Wie werden Sie deren Antworten auf Fragen oder Feedback erfassen? Wie werden die Online-Besucher mit den Gästen direkt auf der Veranstaltung in Verbindung gebracht? Diese und andere Fragen müssen geklärt werden, um den Online-Teilnehmern das Gefühl zu geben, dass sie mit uns im Raum sind.

• Verarbeitung digitaler Materialien und Überprüfung aller Ausgaben

Eine hybride Veranstaltung bietet aufgrund der großen Anzahl an audiovisuellem Material viele Möglichkeiten zur Nachbereitung. Es ist daher sinnvoll, vor der Veranstaltung einen Plan für die Nachbereitung der Veranstaltung zu erstellen. Dadurch kann die Reichweite der Veranstaltung vervielfacht werden und auch Personen erreicht werden, die den Live-Stream nicht sehen konnten.

• Vorsicht vor der Sprachbarriere

Organisieren Sie eine internationale Veranstaltung? Stellen Sie sich darauf ein, dass nicht alle Teilnehmer mit Sprachtalent geboren wurden. Bei mehrsprachigen Veranstaltungen können Sie eine Simultanübersetzung einsetzen. So können Sie sicherstellen, dass jeder alles problemlos versteht, und Sie müssen sich keine Sorgen machen, ob alle den Sinn verstanden haben.

• Einrichten von Kameras im Verhältnis zu anderen Technologien im Raum

Ein erfahrenes Team kümmert sich natürlich darum, aber wenn Sie sich dafür entscheiden, eine hybride Veranstaltung selbst vorzubereiten, sollten Sie unbedingt darauf achten, dass die Kameras auf eine hohe Übertragungsqualität eingestellt sind. Damit meinen wir z. B. die richtige Einstellung der Beleuchtung oder die Synchronisierung der Bitrate der Kameras und der Frequenz einer LED-Wand.

Zusammenfassung und Schlussfolgerung

Hybride Veranstaltungen sind eine neue Art von Veranstaltungen, und aus unserer Sicht werden sie auf Dauer bestehen bleiben. Reine Online-Events haben nicht genug Vorteile, um Veranstalter dazu zu bewegen, sie langfristig zu veranstalten, aber wir denken, dass hybride Events viel Potenzial haben. Wir würden sicherlich gerne so viele physische Veranstaltungen wie möglich sehen, weil wir den größten Nutzen in der Geselligkeit und Kommunikation sehen. Es gibt jedoch Situationen, in denen eine klassische Veranstaltung nicht möglich ist und Platz für eine neue Veranstaltung ist - eine hybride Veranstaltung.

Eine solche Veranstaltung auf eigene Faust zu organisieren und alles selbst in die Hand zu nehmen, birgt zu viele Risiken und würde wahrscheinlich in einer Enttäuschung enden. Deshalb empfehlen wir Ihnen, sich auf eine professionelle Agentur zu verlassen, die sich auf solche Veranstaltungen spezialisiert hat. Unsere Produktion hat Erfahrung mit Shows für hybride Veranstaltungen und in Zusammenarbeit mit unserem Partner, der Firma Xlab, sind wir in der Lage, auch sehr anspruchsvolle Anforderungen zu erfüllen.

Wenn Ihnen der Artikel gefallen hat, würden wir uns sehr freuen, wenn Sie ihn teilen. Wir drücken Ihnen die Daumen für Ihre Eventmarketing-Planung und freuen uns darauf, Sie auf Veranstaltungen zu sehen.

_Quelle:

_{https://en.wikipedia.org/wiki/Hybrid_event}

_{https://www.freeman.com/resources/what-is-a-hybrid-event-really/}

_{https://hopin.com/hopin-events/blog/what-is-a-hybrid-event}